E-Mail-Versand

Zweck dieses Artikels. Einladungen, Zugangs-Mails, Protokolle: ETV+ verschickt sie in deinem Namen — und sorgt dafür, dass Antworten bei dir ankommen und nicht verloren gehen. Dieser Artikel erklärt, wie das genau funktioniert und was du dafür einstellen kannst.

1 · Was der Eigentümer sieht

Jede E-Mail aus ETV+ trägt deinen Verwaltungsnamen im Absender. So sieht der Kopf einer Einladung im Postfach des Eigentümers aus:

Von	Hausverwaltung Muster via ETV+ <[email protected]>
Antworten an	antwort+k7f3a9…@antwort.etvplus.de
Betreff	Einladung zur Eigentümerversammlung am 04.08.2026

Der Name vor dem „via ETV+” kommt aus deinen Firmendaten. Die Adresse dahinter ist unsere technische Versandadresse — sie ist mit den gängigen Verfahren (SPF, DKIM, DMARC) authentifiziert. Das verbessert die Chance, dass deine Mails im Posteingang ankommen und nicht als verdächtig aussortiert werden.

2 · Was passiert, wenn ein Eigentümer antwortet?

Antworten laufen — je nach Mail-Art — über einen von zwei Wegen. In beiden Fällen sind sie für deine Verwaltung bestimmt und landen bei dir.

Einladungen: die mitdenkende Antwortadresse

Jede Einladung bekommt eine eigene, einmalige Antwortadresse (z. B. antwort+k7f3a9…@antwort.etvplus.de). Antwortet ein Eigentümer, weiß ETV+ dadurch sofort, um welche Versammlung und welchen Eigentümer es geht — selbst wenn Betreff oder Zitat fehlen.

1. Der Eigentümer klickt auf „Antworten” und schreibt ganz normal.
2. ETV+ ordnet die Antwort automatisch der Versammlung und dem Eigentümer zu.
3. Du bekommst eine Benachrichtigung und siehst die Antwort als Aufgabe in ETV+ — häufige Fälle wie „bin nicht mehr zuständig” erledigst du mit einem Klick.

Protokolle und Zugangs-Mails: direkt in dein Postfach

Beim Protokollversand und bei Zugangs-Mails steht als Antwortadresse direkt dein Verwaltungspostfach. Antworten kommen wie eine ganz normale E-Mail bei dir an — ohne Umweg über ETV+.

Wichtig für Teams. Ist ein Verwaltungspostfach hinterlegt, gehen Antworten dorthin und nicht an die persönliche Adresse der Person, die den Versand ausgelöst hat (siehe Abschnitt 3).

3 · Woher kennt ETV+ dein Verwaltungspostfach?

ETV+ prüft der Reihe nach, welche Adresse hinterlegt ist, und nimmt die erste, die es findet:

1. E-Mail-Adresse aus deinen Firmendaten — das offizielle Postfach deiner Verwaltung, unsere Empfehlung. Zu finden unter Einstellungen → Firmendaten.
2. E-Mail deiner Ansprechpartnerin / deines Ansprechpartners — falls in den Firmendaten kein allgemeines Postfach, aber eine Kontaktperson hinterlegt ist.
3. Adresse der Person, die den Versand startet — nur als letzte Rückfalloption, wenn gar nichts hinterlegt ist.

Unser Tipp. Trage einmal dein offizielles Verwaltungspostfach in den Firmendaten ein — dann laufen alle Antworten dort zusammen, egal wer aus deinem Team den Versand auslöst.

4 · Welche E-Mails verschickt ETV+ in deinem Namen?

Mail-Art	Wann sie rausgeht	Antworten landen …
Einladung zur Versammlung	Wenn du den Einladungsversand startest	… als zugeordnete Aufgabe in ETV+, mit Benachrichtigung an dich
Zugangs-Mail (QR-Code / Teilnahme-Link)	Wenn du Zugänge an Eigentümer verschickst	… direkt in deinem Verwaltungspostfach
Protokoll nach der Versammlung	Wenn du den Protokollversand startest	… direkt in deinem Verwaltungspostfach

Jeder Versand an Eigentümer beginnt mit einer Aktion von dir oder deinem Team. Daran hängen nur Erinnerungen, die ETV+ selbst verschickt — siehe die letzte Frage unten.

5 · Häufige Fragen

Warum kommt die Mail nicht von meiner eigenen E-Mail-Adresse? Damit E-Mails zugestellt werden, müssen Absender heute technisch nachweisen, dass sie senden dürfen (SPF, DKIM, DMARC). Würde ETV+ einfach deine Adresse als Absender eintragen, würden viele Mail-Anbieter das als Fälschungsversuch werten — und die Einladung könnte im Spam landen oder abgewiesen werden. Deshalb sendet ETV+ über die eigene, sauber authentifizierte Adresse und stellt deinen Verwaltungsnamen sichtbar davor. Für den Eigentümer bleibt klar: Diese Mail kommt von seiner Verwaltung.

Sieht der Eigentümer diese kryptische antwort+…-Adresse? Im Normalfall nicht. Sie steht im „Antworten an”-Feld, das die meisten Mail-Programme gar nicht anzeigen — der Eigentümer klickt einfach auf „Antworten”, und alles Weitere passiert im Hintergrund. Die Adresse ist ein Zuordnungs-Code, kein Geheimnis: Selbst wer sie sieht, kann damit nichts anfangen außer antworten.

Was ist, wenn ich noch keine Firmendaten hinterlegt habe? Dann nutzt ETV+ ersatzweise die E-Mail-Adresse der Person, die den Versand startet. Das funktioniert — aber Antworten landen dann in einem persönlichen Postfach statt im Verwaltungspostfach. Zwei Minuten in Einstellungen → Firmendaten lösen das dauerhaft.

Verschickt ETV+ irgendetwas automatisch an meine Eigentümer? Nur Erinnerungen zu Vorgängen, die du selbst gestartet hast. Einladungen, Zugangs-Mails und Protokolle gehen erst raus, wenn du oder jemand aus deinem Team den Versand auslöst. Automatisch folgen darauf höchstens Erinnerungen: kurz vor Beginn einer Versammlung an Eigentümer mit persönlichem Online-Zugang und vor dem Ende der Abstimmungsfrist eines Umlaufbeschlusses.