9.000 Einheiten, 18 Mitarbeiter und um 15 Uhr Feierabend – Guido Redeker von M&M über 35 Jahre WEG-Verwaltung

Darum geht es in dieser Folge

• Guido Redeker spricht über strukturierte Prozesse und klare Aufgabenverteilung im Team.
• Delegative Führung verteilt Verantwortung und ermöglicht eigenständiges Arbeiten.
• Vorbereitung, Abläufe und Nachbereitung von Eigentümerversammlungen sind Thema.
• Digitalisierung und KI werden als Unterstützung für Verwaltungsprozesse besprochen.

Wie WEG-Verwaltung mit klaren Prozessen, delegativer Führung und einer aufrechten Haltung auch bei 9.000 Wohneinheiten funktionieren kann.

Guido Redeker, Gründer und Geschäftsführer der M&M Hausverwaltung in Dortmund, spricht über rund 35 Jahre Erfahrung in der WEG-Verwaltung. Bei 18 Mitarbeitenden, etwa 9.000 verwalteten Wohneinheiten und rund 2.000 Eigentümerversammlungen zeigt sich: Wachstum und weniger Dauerstress schließen sich nicht aus.

1. Wachstum braucht verlässliche Strukturen

Eine große Verwaltung lässt sich nicht allein durch persönliches Engagement organisieren. Entscheidend ist, dass Aufgaben, Abläufe und Verantwortlichkeiten im Unternehmen klar gestaltet sind.

Bei M&M steht Wachstum deshalb im Zusammenhang mit:

• strukturierten Prozessen für wiederkehrende Aufgaben,
• einer klaren Aufgabenverteilung im Team,
• dem bewussten Einsatz von Software,
• und einer Führung, die Verantwortung weitergibt.

Die Größenordnung von 9.000 Einheiten und 18 Mitarbeitenden macht deutlich, dass funktionierende Strukturen die Grundlage für einen verlässlichen Verwaltungsalltag bilden.

2. Delegative Führung entlastet den Arbeitsalltag

Guido Redeker beschreibt eine Führung, bei der Aufgaben nicht dauerhaft an einer einzelnen Person hängen. Delegative Führung bedeutet dabei, Verantwortung im Team zu verteilen und Mitarbeitenden zu ermöglichen, ihre Aufgaben eigenständig zu bearbeiten.

Das schafft Raum für die Themen, bei denen Erfahrung und Überblick besonders gefragt sind. Gleichzeitig wird die Verwaltung weniger abhängig von Einzelpersonen. Für den Arbeitsalltag bedeutet das eine bessere Planbarkeit – bis hin zum regulären Feierabend um 15 Uhr.

Eine solche Arbeitsweise setzt voraus, dass Zuständigkeiten nachvollziehbar sind und Prozesse von den Mitarbeitenden getragen werden. So kann eine Verwaltung auch bei einem großen Bestand handlungsfähig bleiben.

3. Eigentümerversammlungen professionell organisieren

Eigentümerversammlungen gehören zu den zentralen Aufgaben einer WEG-Verwaltung. Nach rund 2.000 Versammlungen bringt Guido Redeker umfangreiche praktische Erfahrung aus diesem Bereich mit.

Für die Organisation sind insbesondere folgende Punkte relevant:

• eine sorgfältige Vorbereitung,
• klare Abläufe während der Versammlung,
• eine strukturierte Beschlussfassung,
• und eine zuverlässige Nachbereitung.

Je besser die einzelnen Schritte ineinandergreifen, desto leichter lässt sich die Versammlung für Verwaltung und Eigentümer überblicken. Das unterstützt auch die Kundenzufriedenheit, über die in der Folge ebenfalls gesprochen wird.

4. Digitalisierung und KI als Unterstützung

Software und künstliche Intelligenz können Verwaltungsprozesse unterstützen und wiederkehrende Arbeitsschritte vereinfachen. In der Folge geht es deshalb auch um die Frage, wie KI und bessere Prozesse zu weniger Stress in der Hausverwaltung beitragen können.

Dabei ersetzt Technologie nicht die Erfahrung der Verwaltung. Sie kann jedoch dabei helfen, Abläufe übersichtlicher zu gestalten und Zeit für die Aufgaben zu schaffen, bei denen Kommunikation, Einordnung und Verantwortung gefragt sind.

5. Haltung, Kundenzufriedenheit und Nachfolge

Neben Wachstum und Organisation spielen auch die eigene Haltung und die Beziehung zu den Eigentümern eine wichtige Rolle. Redekers zentrale Botschaft nach vielen Jahren in der WEG-Verwaltung lautet: „Verwaltet aufrecht. Lasst euch nicht verbiegen.“

Zur langfristigen Entwicklung gehören außerdem Kundenzufriedenheit und die Familiennachfolge. Eine Verwaltung wird damit nicht nur über ihre Größe definiert, sondern auch über ihre Werte, ihre Zusammenarbeit und die Frage, wie Wissen und Verantwortung weitergegeben werden.

Was passiert als Nächstes?

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