Warum Digitalisierung selten an Software scheitert und was erfolgreiche Verwaltungen anders machen - Angela Hartmann

Digitalisierung scheitert selten an der Technik, sondern an den Menschen. Doch was genau machen erfolgreiche Verwaltungen anders?

Die Digitalisierung in der Immobilienverwaltung ist längst kein Trend mehr, sondern eine Notwendigkeit. Doch viele Projekte scheitern – und das liegt selten an der Software. Angela Hartmann, Expertin für Veränderungsprozesse in Hausverwaltungen, teilt ihre Einblicke, warum „digital werden“ mehr als nur Technik bedeutet und wie Verwaltungen den Wandel erfolgreich meistern können.

1. „Wir wollen digital werden“ ist kein Ziel

Ein häufiges Problem: Der Wunsch nach Digitalisierung ist da, aber ohne klare Ziele. „Digital werden“ ist zu unkonkret. Erfolgreiche Verwaltungen setzen auf:

• SMART-Ziele: spezifisch, messbar, erreichbar, relevant und terminiert.
• Prozessanalysen, um zu verstehen, wo Digitalisierung den größten Nutzen bringt.
• Schrittweise Umsetzung statt eines großen Umbruchs.

Beispiel: Statt alles auf einmal zu digitalisieren, könnten Sie mit der Einführung einer Software für Eigentümerversammlungen beginnen.

2. Der Mensch im Mittelpunkt

Technik ist nur so gut wie die Menschen, die sie nutzen. Widerstände bei Mitarbeitern und Eigentümern sind oft der wahre Grund für das Scheitern von Projekten. Erfolgsfaktoren sind:

• Transparenz: Kommunizieren Sie den Nutzen der Veränderung klar.
• Schulungen: Bieten Sie Ihren Teams Zeit und Ressourcen, um sich mit neuen Tools vertraut zu machen.
• Führungskompetenz: Führungskräfte müssen als Vorbilder agieren und den Prozess aktiv begleiten.

Angela Hartmann betont, dass nicht jeder Mitarbeiter den Weg mitgehen wird – und das ist in Ordnung.

3. Vorsicht vor dem „hybriden Chaos“

Ein gefährlicher Zwischenzustand ist das hybride Chaos: analoge und digitale Prozesse laufen parallel, ohne klare Struktur. Das führt zu:

• Doppelarbeit und ineffizienten Abläufen.
• Verwirrung bei Mitarbeitern und Eigentümern.

Lösung: Definieren Sie klare Übergangsphasen und vermeiden Sie, Prozesse halbherzig zu digitalisieren.

4. Wissen im Unternehmen halten

Ein weiteres Hindernis: Wenn Wissen an einzelne Personen gebunden ist, wird Digitalisierung schwer. Erfolgreiche Verwaltungen setzen auf:

• Dokumentation: Prozesse und Wissen müssen zentral und für alle zugänglich sein.
• Standards: Einheitliche Arbeitsweisen erleichtern die Umstellung.

Beispiel: Eine zentrale, digitale Plattform für Protokolle und Abstimmungen sorgt für Transparenz und Nachvollziehbarkeit.

5. Blick in die Zukunft

Die Branche steht vor weiteren Herausforderungen wie Fachkräftemangel und künstlicher Intelligenz. Verwaltungen, die heute in Digitalisierung investieren, sind besser auf zukünftige Entwicklungen vorbereitet.

Angela Hartmann sieht die Zukunft in einer Kombination aus Automatisierung und menschlicher Kompetenz – der Schlüssel liegt in einem ganzheitlichen Ansatz.

Was passiert als Nächstes?

ETV+ unterstützt Verwaltungen dabei, den digitalen Wandel erfolgreich zu gestalten, z. B. durch einfache und effiziente Lösungen für Eigentümerversammlungen.

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